'Met de voeten in de klei': Hoe we Harmeling hielpen klaar te zijn voor de toekomst

Specialistisch vakmanschap vraagt om flexibele IT. Dat leerden we toen we aan het werk gingen voor Harmeling, specialist in hoogwaardig interieur met twee vestigingen en ruim 200 medewerkers. Het bedrijf combineert vakmanschap met innovatieve productietechnieken voor het maken van maatwerk interieurs. Maar hun IT-omgeving werkte niet mee. Daarom ontwierpen en bouwden wij iets beters voor ze.

Innovatie en kwaliteit

"We zijn interieurbouwers met een passie voor innovatie en kwaliteit. Elke dag zetten we ons in om morgen nog een stapje beter te zijn,” vertelt Mitchell Rodhouse, Innovation & Process Manager bij Harmeling. Maar juist dat lukte niet met de bestaande IT.

Zware programma's, grote bestanden

Harmeling is een maakbedrijf dat intensief werkt met 3D-tekenprogramma's zoals BricsCAD, IronCAD en SketchUp Pro. Het bedrijf werkte met een remote desktop (RDS)-oplossing, gehost in een fysiek datacenter, maar dat sloot niet 100% aan bij hun behoeften.

"We merkten al twee maanden na de initiële migratie dat het niet liep zoals we wilden," aldus Mitchell. "De IT-omgeving was simpelweg niet berekend op onze programma's en bestanden." Dit leidde tot een inefficiënte situatie waarin medewerkers deels lokaal en deels via RDS werkten. Dat deed de vooraf berekende businesscase helaas teniet.

"Uiteindelijk hadden we een dure RDS-omgeving die we nog maar voor een heel klein deel gebruikten. Daarom gingen we op zoek naar mogelijkheden om sneller te profiteren van ontwikkelingen op het gebied van IT. We zochten een partner die ons snapte en die onze IT zo in kon richten dat ons werk makkelijker werd."

Op zoek naar een nieuwe aanpak

Harmeling besloot het roer om te gooien en deed een uitgebreide marktverkenning. Ze nodigden drie partijen uit om hun visie te presenteren op de moderne werkplek. Belangrijke eisen waren:

• Volledige ontzorging op IT-gebied
• Een stabiele, snelle en toekomstbestendige omgeving
• Korte lijnen en proactief beheer
• Een veilige en gebruiksvriendelijke oplossing
• Minimale impact voor gebruikers

Zoals dat vaak gaat, konden we ons al in de selectieprocedure onderscheiden door eerlijk en pragmatisch te zijn. "Ze waren open over wat wel en niet mogelijk is in de cloud," zegt Mitchell. "En ze presenteerden een flexibele, hybride oplossing die optimaal gebruik maakt van lokale servers en cloud-resources. Wat ik ook waardeerde was dat ze niet alleen vertelden, maar ook lieten zien. Ze plugden gewoon een laptop in en demonstreerden hoe het er in de praktijk uit zou zien."

"Ze presenteerden een flexibele, hybride oplossing die optimaal gebruik maakt van lokale servers en cloud-resources. Wat ik ook waardeerde: ze plugden gewoon een laptop in en demonstreerden hoe het er in de praktijk uit zou zien."

Pragmatische samenwerking, ook als het tegenzit

In het implementatietraject werkten we nauw samen. Een stuurgroep kwam regelmatig bij elkaar om de voortgang te bespreken. Wekelijks overleg, zowel on-site als via Teams, zorgde voor korte lijnen.

Die lijnen hadden we op zeker moment in het project wel even nodig. Want, wat bleek: ook de oplossing die wij ontworpen hadden bleek niet volledig aan te sluiten bij de eisen die enkele kritische applicaties van Harmeling stelden aan de infrastructuur. Deze applicaties en bijbehorende workflows waren nog niet klaar om helemaal vanaf de nieuwe cloudwerkplek gebruikt te worden. Daarom moesten we gedurende het project – in onze praktijk een hoge uitzondering en, gezien de risico’s voor het project, ook iets wat we niet graag doen – het technisch ontwerp aanpassen.

Gelukkig vonden we snel, in nauwe samenwerking met de betrokken leveranciers, een oplossing. Mitchell: "Ze kwamen met een tijdelijke Azure Virtual Desktop (AVD)-oplossing, zodat we toch door konden met de migratie. De noodzaak om andere uitdagingen in de IT-omgeving op te lossen was te hoog om te wachten tot alle applicaties SaaS-ready zouden zijn."

"DataVisual kwam met een oplossing, waardoor we toch door konden met de migratie."

Een fundering voor de toekomst

De nieuwe omgeving is gebouwd op een moderne Microsoft-stack. Azure Virtual Desktop vormt het hart voor de niet SaaS-ready applicaties, terwijl Microsoft 365 de dagelijkse productiviteit ondersteunt. Verder gebruiken we Microsoft Endpoint Manager voor device management, Workspace365 voor de gebruikersomgeving, en een uitgebreide security-laag met Microsoft Defender for Business en Fortinet. Het datamanagement loopt via AvePoint, het printbeheer via Printix en door continue monitoring houden we prestaties van alle componenten in de gaten.

De nieuwe IT-omgeving biedt Harmeling een serie belangrijke voordelen:

• Lagere kosten door efficiëntere inzet van resources
• Flexibele schaalbaarheid van performance als dat nodig is
• Drastisch minder beheerwerk voor de interne IT-afdeling
• Een solide basis voor toekomstige innovaties

Finetuning

De eerste maanden na de migratie waren, zoals bij elk groot IT-project, een periode van finetuning. "Je kunt alles van tevoren bedenken en doortesten, maar na de migratie heb je gewoon tijd nodig om de resources af te stemmen op je behoefte," legt Mitchell uit. "DataVisual bleef daarin proactief meedenken en aanpassen waar nodig. Ze staan met de voeten in de klei. DataVisual denkt mee en zoekt samen met ons naar oplossingen."

"Ze staan met de voeten in de klei, denken mee en zoeken samen met ons naar oplossingen."

Klaar voor Harmeling Next

Harmeling heeft nu een IT-partner die bij ze past. "Het is geen klant-leverancier relatie, maar een partnerschap," benadrukt Mitchell "We werken samen aan continue verbetering.”

Dit sluit perfect aan bij het ‘Harmeling Next’-programma, waarmee het bedrijf zich klaarmaakt voor de toekomst. Mitchell ziet volop kansen: “Met deze inrichting kunnen we zowel binnen als buiten onze organisatie iedereen van de juiste informatie voorzien. De nieuwe IT-fundering stelt ons tevens in staat om aan de slag te gaan met ontwikkelingen zoals AI en BI.”

Het is tekenend voor de vooruitstrevende blik van Harmeling, gecombineerd met de praktische aanpak van DataVisual. "We proberen continue nieuwe dingen. De fundering is goed, dus we kunnen er makkelijk op aansluiten. Dat maakt ons klaar voor de toekomst."