Copilot gekocht... En nu? Zo haalt je organisatie er echt alles uit

Wat gaan we met AI doen?

Voor de meeste medewerkers is AI geen onbekend terrein meer: ze hebben vaak al aardig wat geëxperimenteerd met tools als ChatGPT. Bedrijven kunnen profiteren van die basiskennis, maar tegelijk willen ze gevoelige informatie liever binnen de eigen omgeving houden.

Hoe kunnen we ons applicatielandschap centraliseren?

IT is in de loop van de jaren versnipperd geraakt. Afdelingen schaffen eigen tools aan, vaak zonder te weten wat er al beschikbaar is.

Het gevolg: dubbele kosten, extra werk en minder overzicht.

We zien nu dat steeds meer organisaties juist willen centraliseren. Minder losse applicaties, meer vanuit één omgeving werken.

Met Copilot werken medewerkers met AI binnen een afgeschermde omgeving. En Copilot neemt functies over die in het IT-landschap zijn verspreid over verschillende tools.

Nu is het aanschaffen van een Copilot-licentie bepaald geen hogere wiskunde. Sterker nog, het is met één muisklik gebeurd. Maar daarna begint het pas. Want wat wil je er als organisatie nou eigenlijk echt mee bereiken?

1. Copilot Chat als laagdrempelig begin

Zo’n aparte licentie aanschaffen, is niet eens nodig als je Copilot Chat gebruikt. Het zit standaard in Microsoft 365, zodat medewerkers er direct mee aan de slag kunnen. Vragen stellen, e-mails samenvatten, teksten verbeteren… dat werkt. En het helpt om nog wat meer feeling te krijgen met AI. Maar wie daar blijft hangen, ziet maar een heel klein deel van wat Copilot kan.

2. Processen optimaliseren en kennis centraliseren

Kies je voor een uitgebreidere licentie, dan gaat er een wereld aan mogelijkheden voor je organisatie open.

Het wordt dan bijvoorbeeld mogelijk om verschillende stappen in een proces te combineren. Denk aan een accountmanager die een mail van een klant ontvangt en daaruit sneller een voorstel wil maken. Met Copilot kan die dan toewerken naar een conceptofferte, een prijsdocument en een presentatie, waarbij alles mooi op elkaar aansluit. Dat gaat niet op magische wijze helemaal vanzelf, maar Copilot kan het proces wel veel slimmer ondersteunen dan veel mensen denken.

Copilot is ook een interessante oplossing voor terugkerende vragen en versnipperde kennis. Neem HR. In veel organisaties komen dezelfde vragen steeds terug: hoeveel vakantiedagen heb ik, wat zijn de regels rond verlof, waar vind ik dit formulier? In plaats van die vragen iedere keer opnieuw te beantwoorden, kun je een slimme digitale assistent inzetten die het personeelshandboek kent en direct antwoord geeft. Hetzelfde principe kun je inzetten bij klantenservice, administratie of planning.

In transport of productie kunnen medewerkers sneller informatie opzoeken over specificaties, materialen of werkinstructies, zonder eerst door lange documenten te moeten ploegen.

3. Maatwerk: als je organisatie net iets meer wil

Copilot biedt standaard al veel, maar organisaties willen vaak net iets meer. Bijvoorbeeld een assistent die niet alleen antwoord geeft, maar ook acties kan uitvoeren binnen een proces.

Stel, er komt een vraag van een klant binnen. Hoe handig is het als er niet alleen direct een samenvatting van de vraag wordt gemaakt, maar ook automatisch de orderstatus in beeld komt en een concept-antwoord verschijnt. Of denk aan een medewerker die een nieuwe laptop aanvraagt, waarna automatisch een ticket wordt aangemaakt en de aanvraag bij de juiste afdeling terechtkomt.

Voor dat soort toepassingen kom je uit bij maatwerk en bij Copilot Studio. Daarmee bouw je zulke digitale assistenten, ook wel agents genoemd. Dat zijn toepassingen die werken op basis van je eigen data. Ze kunnen stappen uitvoeren, zoals het verwerken van aanvragen of het afhandelen van klantvragen.

Bij veel organisaties wordt de adoptie van Copilot niet goed gecoördineerd en is iedereen vrij om te experimenteren. Dan ontstaan er al snel grote verschillen tussen de medewerkers. De één ontdekt handige toepassingen, de ander gebruikt het af en toe en weer iemand anders haakt af omdat het in het begin juist extra tijd kost.

Veel mensen verwachten dat AI meteen tijd bespaart. Maar in het begin gebeurt vaak het tegenovergestelde. Je voegt stappen toe, probeert dingen uit, past aan. Dat hoort erbij, maar kan afschrikken.

Zonder richting blijft er veel potentieel liggen. Wat in de praktijk goed werkt, is een aanpak in stappen:

1. Eerst laten zien wat het is en wat het kan.
2. Daarna een groep die er echt mee aan de slag gaat.
3. En vervolgens collega’s die hun kennis delen binnen de organisatie.

Zo groeit het gebruik vanzelf, én met richting.

Wie Copilot alleen gebruikt voor losse vragen en snelle teksthulp, benut maar een deel van wat erin zit.

De echte stap vooruit ontstaat als je kijkt naar hoe mensen werken, welke informatie ze nodig hebben en hoe je dat slimmer kunt organiseren.

Precies daarbij helpt de aanpak die we hebben ontwikkeld. Die ondersteunt medewerkers om Copilot niet alleen uit te proberen, maar er ook echt beter mee te leren werken in hun dagelijkse werk.

Wil je zien hoe dat werkt? Wij nemen je er graag in mee.

Laten we eens kletsen.