Hoe ArboVooruit nu veel meer uit zijn data haalt
ArboVooruit wilde beter kunnen zien hoe het verzuim bij klanten zich ontwikkelt en of de eigen dienstverlening op orde is. Met MySigns krijgt de arbodienst precies die inzichten. Daarbij is de kennis van DataVisual over data én de arbosector van grote waarde.
Doen we wat we met onze klanten hebben afgesproken? Gebeurt dat op tijd? Waar loopt het verzuim op en waar kunnen we bijsturen? Arbodienst ArboVooruit wilde meer grip krijgen op dit soort vragen. De gegevens waren er al. De kunst was om er precies de juiste inzichten uit te halen.
ArboVooruit bestaat sinds 2024 en heeft inmiddels bijna vijftig medewerkers. Een eigen data-afdeling heeft de jonge arbodienst niet. De ambitie om meer met data te doen was er wel.
Via de leverancier van de verzuimsoftware kwam ArboVooruit in contact met DataVisual en MySigns. MySigns is een oplossing die speciaal is ontwikkeld om data van arbodiensten inzichtelijk te maken. Het maakt out of the box connectie met de systemen in de arbosector en structureert de data direct in standaarddashboards. Ook kunnen er custom dashboards worden gemaakt, voor aanvullende inzichten.
Het verzuimsysteem dat ArboVooruit gebruikt bevat een schat aan gegevens en biedt ook allerlei rapportages. Het probleem was vooral de hoeveelheid.
“Er waren zoveel rapportages dat we door de bomen het bos niet meer zagen”, vertelt directeur Rinske Moelands. “We wilden een aantal duidelijke basisinzichten waar we echt iets aan hebben.”
Daarbij keek ArboVooruit in eerste instantie naar twee onderwerpen. Het eerste was het verzuim bij klanten. Hoe ontwikkelt dat zich en welke patronen zijn zichtbaar? Daarvoor kon de organisatie grotendeels gebruikmaken van de standaardmogelijkheden van MySigns.
Daarnaast wilde ArboVooruit scherper zicht op de eigen dienstverlening. Worden alle acties op tijd uitgevoerd? En als er vertraging ontstaat, ligt die vertraging bij de arbodienst of bijvoorbeeld bij de klant?
De klant aan het woord
“Een technisch specialist kan data ontsluiten. Bij DataVisual begrijpen ze ook hoe een arbodienst werkt en kennen ze onze systemen. Daardoor kunnen zij er snel iets bruikbaars van maken.”
Daar kwam de expertise van DataVisual van pas. Dataspecialist Erik Stevens kent de arbosector en het verzuimsysteem van ArboVooruit goed. Daardoor weet hij welke gegevens beschikbaar zijn en hoe je die kunt combineren om een vraag te beantwoorden.
“Erik heeft ons vanaf het begin goed meegenomen in wat er in de datastromen zit en wat je aan elkaar kunt knopen”, vertelt Rinske. “Wij weten wat we willen zien. Hij helpt vervolgens om dat vorm te geven.”
Neem een probleemanalyse die binnen een bepaalde termijn moet zijn uitgevoerd. ArboVooruit wil per klant kunnen zien hoeveel van die analyses op tijd klaar waren en bij welke dossiers dat niet lukte. Daarvoor moeten gegevens over bijvoorbeeld afspraken, uitgevoerde werkzaamheden en data waarop die plaatsvonden worden gecombineerd. Zo ontstaat uit losse registraties een concreet inzicht: houden we ons aan de afspraken die we met onze klant hebben gemaakt?
ArboVooruit hoeft daarbij niet zelf uit te zoeken hoe de data technisch in elkaar zit. Rinske en haar collega's geven aan wat ze willen weten. Erik kijkt welke gegevens daarvoor nodig zijn en hoe die samen een betrouwbaar antwoord geven.
Voor ArboVooruit was het belangrijk om klein te kunnen beginnen en daarna verder te bouwen. MySigns bood daarvoor een sterke basis met dashboards die speciaal voor arbodiensten zijn ontwikkeld. Vervolgens kon ArboVooruit deze aanvullen met eigen vragen.
Dat voorkomt dat iedere nieuwe wens uitgroeit tot een apart IT-project. “Soms weet Erik direct hoe een nieuw inzicht kan worden toegevoegd. Bij andere vragen zoekt hij eerst uit welke gegevens nodig zijn. Hij vraagt altijd goed door en checkt voordat hij iets maakt of hij precies begrijpt wat we bedoelen.”
Die aanpak past bij een organisatie die nog volop groeit. Nieuwe vragen ontstaan gaandeweg en de manier waarop ArboVooruit naar de eigen prestaties kijkt, ontwikkelt mee.
De inzichten worden vooral gebruikt om de dienstverlening te volgen en met klanten te bespreken. Iedere maand kan ArboVooruit bijvoorbeeld laten zien welke acties zijn uitgevoerd, of dat binnen de afgesproken termijn gebeurde en waar iets anders liep dan verwacht.
Voorheen kostte het veel meer werk om zulke informatie uit de gebruikte verzuimsoftware te halen. Rapportages moesten handmatig worden gemaakt, cijfers in tabellen gezet en gegevens in Excel verwerkt en gedeeld. Nu kan dat letterlijk met een druk op de knop.
Daarbij kan ArboVooruit instellen wie periodiek welke informatie ontvangt.
Maar het belangrijkste resultaat zit volgens Rinske in wat je vervolgens met die cijfers kunt doen. De prestaties worden zichtbaar en daardoor concreet bespreekbaar met klanten.
Klanten merken en waarderen dat. ArboVooruit verkoopt de inzichten niet als een aparte nieuwe dienst. Ze zijn onderdeel geworden van de manier waarop de arbodienst haar klanten bedient en laat zien hoe de samenwerking verloopt.
Voorlopig richt ArboVooruit zich vooral op operationele inzichten. Er zijn meer mogelijkheden. Zo kunnen in de toekomst bijvoorbeeld financiële gegevens worden gekoppeld om ook vanuit die invalshoek specifieke vragen te beantwoorden.
Die mogelijkheden hoeven niet allemaal tegelijk te worden benut. ArboVooruit kijkt eerst welke vragen er spelen en bouwt van daaruit verder.
Daar zit voor Rinske ook de waarde van DataVisual. Een technisch specialist kan data ontsluiten. Om er snel iets bruikbaars van te maken, helpt het als iemand ook begrijpt hoe een arbodienst werkt en de systemen kent.
“Erik kent ons systeem goed en is gewend ermee te werken. Daardoor kunnen we snel schakelen. Als ik hem mail met een vraag, krijg ik snel reactie en denkt hij mee over hoe we die het beste kunnen oplossen.”
De data had ArboVooruit al. De winst zit vooral in het steeds beter kunnen beantwoorden van de vragen die er in de dagelijkse praktijk toe doen.