De kracht van moderne software op maat: hoe wij automatisering laten werken voor jou

Automatisering gaat wat ons betreft dus niet over technologie, maar over mensen helpen beter te werken. De echte waarde zit daarbij in het wegnemen van stappen die processen vertragen en fouten introduceren. In de praktijk betekent dat vooral: systemen op een slimme, veilige en efficiënte manier aan elkaar koppelen, zodat data vanzelf naar de juiste plek stroomt.

Kijk naar je eigen organisatie. Hoeveel tijd gaat er verloren aan het handmatig overzetten van gegevens van het ene systeem naar het andere? Hoeveel mails worden heen en weer gestuurd met bijlagen die ergens anders moeten worden verwerkt? Hoeveel keer moet iemand inloggen in een kernsysteem om één stukje informatie op te zoeken?

Door deze processen te automatiseren, krijgen je medewerkers ruimte voor werk dat echt waarde toevoegt. Ze hoeven niet meer de hele dag bezig te zijn met administratieve handelingen, maar kunnen zich richten op je klanten en je bedrijfsvoering.

Om te zorgen dat we de juiste functionaliteit voor je bouwen, moeten we dus eerst op zoek naar de inefficiënties in jouw proces. Dat doen we samen met de specialisten die dat proces het beste kennen: jij en je team. Want een succesvolle applicatie bouw je niet in je eentje achter je bureau. Dat doe je samen met de mensen die hem gaan gebruiken.

We beginnen dus altijd met luisteren. Wat zijn je processen? Waar loop je tegenaan? Welke systemen gebruik je om je doelen te bereiken? Op basis daarvan maken we een blueprint: een duidelijk overzicht van functies, koppelingen, architectuur en interfaces. We leggen voor de functionaliteit eerst de 'grote verhalen' vast - de epics die later vaak modules in de software worden. Daarna werken we die uit in concrete user stories, waarbij iedere story een handeling beschrijft uit een bedrijfsproces.

Een belangrijk onderdeel van onze aanpak zijn clickable designs. Door niet met statische afbeeldingen te werken, maar met ontwerpen met werkende knoppen en invoervelden. Zo kunnen gebruikers al vroeg in het proces ervaren hoe hun nieuwe werkomgeving eruit gaat zien. Dat voorkomt verrassingen en zorgt ervoor dat we precies bouwen wat echt nodig is.

In het begin van een project volgen we ons ontwikkelproces (Scrum) niet strikt, maar gebruiken we een manier van werken die bij jouw project past. Later, bij het doorontwikkelen, werken we wel volledig volgens Scrum. Dat houdt de zaken voorspelbaar en beheersbaar. Voor ons, maar ook voor jou. We werken bij DataVisual niet met dedicated teams, maar kunnen wel flexibel schalen. Dat betekent dat we bij grote deadlines developers toe kunnen voegen aan het team en dat we specifieke expertise bij het project betrekken waar nodig.

Wat voor problemen lossen we met software op maat dan zoal op bij klanten? We noemen de meestvoorkomende.

1. Administratieve processen versnellen
Bij veel organisaties worden administratieve handelingen zoals dossiercontroles nog handmatig uitgevoerd. Medewerkers ontvangen een mail, controleren die, en slepen de mail en de bijgevoegde documenten vervolgens naar verschillende mappen om bij te houden wat gecontroleerd is. Met een moderne applicatie wordt dit proces gestroomlijnd: de mail wordt automatisch verwerkt en gebruikers kunnen direct in het systeem controleren en accorderen. Bovendien ziet iedereen alleen de taken die voor hen relevant zijn. Zo is er in vrijwel ieder administratief proces winst te halen.

2. Functies toevoegen aan standaardsystemen
Systemen zoals AFAS, ERP, CRM en magazijnbeheersystemen verdwijnen soms van de markt of voldoen niet meer aan je eisen. Dan moet je als organisatie overstappen naar een nieuw platform. Maar vaak is er maatwerk nodig om het nieuwe systeem aan te passen aan je processen. Of er is maatwerk dat mee moet vanuit de oude omgeving. Onze aanpak is helder: dit is hét moment om kritisch te kijken naar wat je écht nodig hebt. We regelen het zo, dat je zo veel mogelijk in het standaardsysteem doet. We bouwen alleen wat echt uniek is voor jouw organisatie. Zo profiteer je van de stabiliteit en updates van je kernsystemen, terwijl je toch je eigen werkwijze behoudt.

3. Data-integratie
De integratie tussen systemen is een ander gebied waar veel winst te behalen valt. Door systemen goed te koppelen, hoef je gegevens maar één keer in te voeren. De grootste uitdaging daarbij is: wat doe je, als één van de betrokken systemen even uit de lucht is? Daarvoor maken we queue-based processen die op de achtergrond draaien. Dit zorgt voor betrouwbare verwerking, met ingebouwde foutafhandeling en automatische hernieuwde pogingen als er iets misgaat.

4. Professionaliseren en/of overstappen naar een moderner platform
Bij professionalisering helpen we je om oude software naar moderne standaarden te brengen. Soms zien we ook software die ooit is gebouwd door een zzp’er die aan vervanging toe is. Dat kan betekenen: naar de cloud migreren, maar net zo goed on-premise of een hybride oplossing kiezen met een moderne architectuur.

5. Mobiel/offline bruikbaar maken
Mobiele bruikbaarheid van software is voor veel toepassingen onmisbaar. Offline functionaliteit wordt daarbij ook steeds belangrijker, omdat systemen gebruikt worden op allerlei plaatsen waar niet altijd een goede, stabiele verbinding is. De apps die wij ontwikkelen kunnen hier rekening mee houden. Gebruikers kunnen gewoon doorwerken. Ze voegen foto's toe, vullen rapporten en registreren afgerond werk. Zodra er weer verbinding is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd.

Uiteindelijk, als helemaal duidelijk is welk probleem we voor je gaan oplossen, moeten we het natuurlijk ook over technologie hebben. Een moderne applicatie bouwen we bijna nooit in één stuk (de zogenaamde ‘monoliet’), maar in verschillende onderdelen die we apart van elkaar kunnen aanpassen, opschalen en eventueel vervangen. Dit heet de ‘API-based aanpak’ omdat de onderdelen met elkaar communiceren via ‘Application Programming Interfaces’.

Dit betekent dat we de businesslogica en dataverwerking scheiden van de gebruikersinterface. De voordelen hiervan zijn groot: je kunt bijvoorbeeld relatief eenvoudig een mobiele app toevoegen naast een bestaande webapplicatie, omdat beide gebruik maken van dezelfde back end.

En hoewel we zeer bedreven zijn in het bouwen en draaien van apps in de Google Cloud (met Kubernetes om het flexibel en schaalbaar te houden) en Azure (de Microsoft-cloud), kunnen we je applicatie ook uitrollen naar jouw eigen omgeving.

Maatwerk softwareontwikkeling vraagt een investering. Maar het is een investering die zich ruim terugverdient, door ruimte te maken voor wat echt belangrijk is: waarde toevoegen voor je klanten en medewerkers in tijd, kwaliteit en werkplezier.

Om te zorgen dat de tijd tussen investering en resultaat zo kort mogelijk is, werken we intensief samen met jou. Want de projecten waarin we echt samen optrekken met onze klanten en waarin we samen ontdekken wat er nodig is, als partners en niet als klant en leverancier, zijn het leukste én het meest effectief.

Benieuwd wat automatisering voor jouw organisatie kan betekenen? We denken graag met je mee over de mogelijkheden.