Zo bouw je een effectieve data-infrastructuur

Het komt je vast bekend voor: belangrijke bedrijfsdata zit verspreid over tientallen systemen, Excel-sheets en databases. Niemand die het overzicht heeft, en zelfs zoiets simpels als het vinden van het juiste wachtwoord kost uren. Toch is dit de realiteit bij veel organisaties. En dat terwijl een goede data-infrastructuur cruciaal is voor groei.

De verborgen kosten van versnipperde data zijn hoog. Want bij veel bedrijven zijn dataspecialisten vooral bezig met ‘brandjes blussen’ en niet met het inrichten van datatoepassingen die op de lange termijn waarde toevoegen. Dat doet het hele bedrijf pijn, want als het datateam te druk is lopen elders cruciale processen vast.

Maar die brandjes ontstaan niet zomaar. Ze zijn het directe gevolg van een historisch gegroeide situatie waarin data overal en nergens zit. Een dataproces waarin iedereen heel hard zijn best doet om zijn eigen werk te doen, maar niemand het grotere geheel overziet.

Dat is geen situatie waar je de toekomst mee in kunt. Want versnippering levert niet alleen heel veel onnodig werk op, het veroorzaakt ook fouten en onveilige situaties die kunnen leiden tot privacyschendingen, hacks en/of dataverlies.

De oplossing begint bij centrale opslag: een datawarehouse dat alle bedrijfsdata samenbrengt op één plek. Dit klinkt misschien als een grote stap, en het kan ook best een project zijn, maar steeds meer organisaties zijn zo veel tijd kwijt aan het bij elkaar zoeken van informatie en het herstellen van fouten dat ze begrijpen dat het anders moet. Dat ze tegen de grenzen van hun huidige systemen aanlopen en dat ze hun dataprocessen echt opnieuw moeten opzetten. Deze noodzaak wordt het sterkst gevoeld door groeiende bedrijven. Want een niet-optimaal dataproces dat voor 100 klanten nog wel in de lucht te houden was, wordt bij 1.000 klanten onhanteerbaar.

Er is niet één manier om een datawarehouse op te zetten. Binnen DataVisual beheersen we verschillende technieken om dit te doen, maar naast de techniek zijn ook mensen en kennis belangrijke factoren.

Eerst de techniek. Sommige van onze klanten kiezen voor een cloud-oplossing, meestal Microsoft Fabric. Anderen adviseren we, om verschillende redenen, hun data op eigen servers te houden. Een combinatie is meestal ook goed te realiseren.

Welke technologie je ook kiest, de basisvoorwaarden blijven hetzelfde:

• Breng alle data bij elkaar op een centrale plek, waar je ze ontdubbelt, opschoont, structureert en geschikt maakt voor toepassing in allerlei bedrijfsprocessen. Deze plek wordt je single source of truth.

• Richt heldere processen in voor het beheer van data en dataplatform. Verantwoordelijkheden moeten vanaf het begin duidelijk zijn

• Zorg voor goede toegangscontrole. Je data zijn waardevol, dus moet je ze beschermen tegen verlies en diefstal.

• Wees klaar voor groei. Je hebt niets aan een platform dat nu werkt, maar dat je in de steek laat of heel duur wordt als je bedrijf groeit

En dan de mensen. Want data-kennis is schaars en duur, waardoor je misschien niet zelf de mensen in huis hebt om een robuuste data-infrastructuur op te zetten en te onderhouden. Daarom werken veel bedrijven hiervoor met een externe partner. Zo hoeven ze niet zelf ‘het wiel uit te vinden’ als het om het bouwen gaat en zich niet druk te maken om het management van hun data. Maar dan moet je wel een partner hebben die met je meedenkt en beschikbaar is. Want je wilt groeien met je data, niet op tickets wachten.

In het begin van dit artikel zeiden we al dat een data warehouse of dataplatform best even een project kan zijn. Maar de winst is enorm, daarom is het een investering die zichzelf snel terugbetaalt. De grootste en snelste winst zit vaak in de overgang van ad-hoc oplossingen naar structurele processen. Geen handmatige exports meer die iemand in Excel plakt en geen discussies meer over welke versie van een bestand de juiste is, maar geautomatiseerde datastromen, centrale opslag met versiebeheer, heldere processen voor updates en duidelijke eigenaarschap van data. Dat scheelt enorm.

Daarnaast staan de data vanaf dat moment altijd voor je klaar. Je kunt ze dus meteen gebruiken voor je volgende dashboard of AI-toepassing, waardoor je als organisatie snel vooruit kunt met nieuwe initiatieven.

Je hoeft je dataplatform niet helemaal in één keer te bouwen. Je kunt al veel waarde halen uit een eerste versie die de belangrijkste databronnen bij elkaar brengt en de meest cruciale (of de meest arbeidsintensieve) processen ondersteunt. Met de technieken die wij gebruiken, is het makkelijk om een dataplatform schaalbaar op te zetten en later gebruikers, processen en databronnen toe te voegen zonder dat de prestaties eronder lijden. Zo groeit je data-infrastructuur mee met je organisatie.

Door modulair te bouwen zorgen wij bij onze data-oplossingen altijd dat nieuwe componenten eenvoudig kunnen worden toegevoegd wanneer dat nodig is. We kiezen daarbij voor breed ondersteunde standaarden - zo voorkom je dat je vastzit aan één specifieke technologie of leverancier. Het is bij deze aanpak wel belangrijk om zorgvuldig je processen en de keuzes die je maakt te documenteren, want alleen dan kun je later begrijpen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Tot slot is het zaak om regelmatig te evalueren of je infrastructuur nog past bij de behoeften van je organisatie. Wat twee jaar geleden perfect werkte, kan nu aan vernieuwing toe zijn.

Wil je weten hoe je jouw data-infrastructuur kunt verbeteren? We denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw organisatie.