DataVisual zet Herwers op weg naar datagedreven besluitvorming
We hielpen Herwers bij het moderniseren van hun dataomgeving en het bouwen van een nieuw data warehouse. Met als resultaat aanzienlijke tijdsbesparingen, betere inzichten in de bedrijfsvoering en de mogelijkheid om datagedreven beslissingen te nemen.
Herwers is een complete automobiliteitsdienstverlener met twaalf vestigingen in Oost-Nederland. Naast verkoop van nieuwe en tweedehandsauto’s als dealer van meerdere merken, heeft Herwers een eigen werkplaats, leasemaatschappij en schadeherstelbedrijf. Met hun brede dienstverlening bedienen ze zowel particuliere als zakelijke klanten in de hele regio.
Uitdaging: een verouderde BI-omgeving
Herwers werkte met een verouderde BI-tool, TARGIT, maar het bedrijf zag op lange termijn weinig toegevoegde waarde in dit systeem, omdat het nauwelijks te integreren was met andere systemen en daardoor veel handwerk en workarounds vroeg.
Het dataproces van de autohandel van Herwers was daardoor niet optimaal. Het team was veel tijd kwijt met het handmatig uit TARGIT halen en vervolgens verwerken en visualiseren in Excel. Die bestanden waren daarbij moeilijk te hanteren: het team werkte met een Excel-bestand met enorme formules. Als een commerciële medewerker daarin iets zocht, moest hij soms tien minuten wachten terwijl Excel alle berekeningen uitvoerde. Werken met Excel is bovendien foutgevoelig en lastig over te dragen aan een collega.
Herwers zag bovendien de mogelijkheden van Power BI en wilde daar graag gebruik van maken.
Database als onzekere factor
De achterliggende database (op basis van SSIS) was ook een pijnpunt. De stabiliteit liet te wensen over, en hij was niet goed ingericht. Het ETL-proces laadde data niet consistent in, waardoor het systeem niet altijd betrouwbaar was. Voertuigfacturaties ontbraken bijvoorbeeld regelmatig, waardoor er vaak onzekerheid was over of de cijfers nou klopten of niet. Tot overmaat van ramp lag het systeem ook regelmatig stil, soms dagen achter elkaar.
Voor het noodzakelijk onderhoud van de database was Herwers bovendien afhankelijk van externe partijen, waardoor het langer duurde dan nodig om aanpassingen door te voeren.
Het begin: migratie naar Business Central
Maar de concrete aanleiding van het project kwam toen Incadea, het ERP-systeem dat in feite een branchespecifieke schil was over het systeem Navision, overstapte naar Business Central als backend. Dat betekende dat alle systemen sowieso opnieuw gekoppeld moesten worden. Dit was de aanleiding die Herwers zocht om naar een nieuwe BI- en database-opzet te gaan kijken.
Het bedrijf wilde daarbij een echte stap vooruit maken. Ze wilden van statische lijstjes naar dynamische dashboards, waarmee ze hun organisatie beter konden bedienen. Bovendien moest de datakwaliteit beter en moest het handwerk (en daarmee Excel) zo veel mogelijk uit het dataproces verdwijnen.
Hoe we Herwers hielpen
Het team van Herwers zocht in DataVisual dus een partner voor een dubbele uitdaging: de bestaande database stabiliseren en aanpassen voor de Business Central-migratie én, daarna, een volledig nieuwe dataomgeving opbouwen voor betere rapportages en efficiënter werken.
We begonnen met noodzakelijk onderhoud en aanpassingen aan de bestaande database, zodat het bedrijf zonder problemen kon doorwerken tijdens en na de migratie. Daarna bouwden we een nieuwe data-omgeving voor ze, met daarin alle informatie die ze nodig hadden uit een lange lijst bronsystemen.
Een belangrijke eis daarbij was dat Herwers zelf de controle wilde houden over de rapportages. Ze wilden zelf kunnen verifiëren dat de data klopte en weten waar die vandaan kwam. Het bedrijf heeft ook voldoende expertise en kennis in huis om zelf dashboards te bouwen. "We hebben alle rapportages zelfstandig gebouwd," vertelt Ruben Navis, financieel manager bij Herwers. "Dat is hoe we graag willen werken en waarom we DataVisual alleen hebben gevraagd om de data voor ons klaar te zetten. We willen in control zijn en zelf bepalen wat er in de rapportages staat. Als we dat in eigen hand houden, kunnen we ook altijd zelf verifiëren dat de informatie die we zien correct is."
In 2 stappen naar betere inzichten
Ieder dataproject moet in onze visie beginnen met goede gesprekken over welke data er zijn, hoe die data in de ideale situatie samenkomen en wat de hoofdonderwerpen van het project moeten zijn. Toen we die zaken helder hadden, konden we prioriteiten stellen. Het was duidelijk dat we eerst aan het werk moesten om het bestaande dataplatform te stabiliseren, te zorgen dat het een volledig beeld van de data bevatte en het bedrijf door de migratie naar Business Central heen te helpen.
In de tweede fase van het project begonnen we aan de ontwikkeling van een compleet nieuw data warehouse dat data uit alle bronsystemen geautomatiseerd en volledig kon opnemen. Naast het ERP-systeem ging het daarbij om de lead management- en sales management-systemen van UNameIT (LEF en SAM), AutoTelex voor advertentiediensten en nog een aantal losse Excel-bestanden voor het beheren van budgetten.
Wij bouwden de database, legden de verbindingen met alle bronsystemen en schoonden de data op, zodat het platform klaarstond om iedere businessvraag te beantwoorden. Doordat het nu mogelijk was om data uit verschillende bronnen snel en eenvoudig te combineren, konden de mensen van Herwers daarna zelf hun dashboards samenstellen.
"Nu kunnen we snel zien welk merk in welke periode veel of weinig is verkocht, en welke verkoper daarbij goed of minder goed heeft gepresteerd," aldus Sjoerd Gerrits die verantwoordelijk is voor finance en administratie. "Die combinatie tussen verschillende factoren is nu veel makkelijker, overzichtelijker en sneller te maken."
Nauwe samenwerking, korte communicatielijnen
Het project werd gekenmerkt door nauwe samenwerking en open communicatie. Richard Kippers van DataVisual fungeerde als vaste contactpersoon. Richard maakte indruk met zijn kennis van zaken en inzicht in de werking van zowel de oude als de nieuwe situatie: "Hij pakte dingen heel snel op," horen we van Martijn Siemes, businessanalist bij Herwers. "We hebben best wel wat verschillende systemen, maar hij haalde er snel uit wat waar vandaan kwam en hoe dat gekoppeld moest worden."
De communicatielijnen waren kort en flexibel: "Of je nou een berichtje stuurt via Jira, mail of app, het is helemaal geen probleem. DataVisual reageert snel en heeft op de meeste vragen snel antwoord." voegt Sjoerd toe.
Resultaat: van bouwen naar analyseren
De nieuwe dataomgeving heeft het rapportageproces van de administratie en de controllers van Herwers totaal veranderd. Voorheen was het vooral bouwen. En als het klaar was, werd het verstuurd. En dat elke week opnieuw. Dat was heel veel werk. Nu staan de rapportages al klaar en heeft Herwers tijd om zich echt in de data te verdiepen. De rust om na te denken over wat er werkelijk op het dashboard staat en waar hun aandacht naartoe moet.
Het team hoeft niet meer te wachten op Excel-berekeningen en niet meer met grote, onhandige bestanden te werken. De performance is aanzienlijk verbeterd en rapportages zijn nu dynamisch in plaats van statisch. Dat betekent vooral dat filteren, selecteren en inzoomen op bepaalde categorieën, automerken of periodes veel sneller en eenvoudiger geworden is. Commerciële medewerkers kunnen direct aan de slag met de informatie, zonder eerst tien minuten te wachten op Excel.
Het nieuwe platform komt ook tegemoet aan de belangrijke wens van Herwers om zelf de controle te hebben over de rapportages. Ze vroegen DataVisual om de data voor hen op te halen uit verschillende systemen, te valideren, te testen en te transformeren naar een gestructureerd model, maar ze hebben alle rapportages zelfstandig gebouwd.
Een compleet beeld van de bedrijfsvoering
Meer inzicht in wat er gebeurt in het bedrijf en daardoor sneller en beter beslissen: dat is wat je wilt bereiken als je met data aan het werk gaat. Door de integratie van alle belangrijke bronsystemen is dat bij Herwers nu gelukt. Het dataplatform dat we voor ze bouwden, brengt eindelijk alle inzichten bij elkaar die nodig zijn om het in- en verkoopproces echt continu te verbeteren en in te grijpen als er zaken niet lopen zoals het moet. Herwers kan nu bijvoorbeeld zien als een medewerker vaak auto's inkoopt die ze vervolgens met verlies moeten verkopen. Dat soort inzichten hadden ze eerder niet goed in beeld.
Toekomstplannen
De goede relatie die we tijdens dit project met de mensen van Herwers opbouwden, plus de diepe kennis die we opdeden over hun business en manier van werken, maakt dat Herwers en DataVisual graag samen verdergaan. De samenwerking blijft zich ook verbreden: Herwers is een groep, en naast dealervestigingen hebben ze ook nog een leasemaatschappij en een schadebedrijf. Die staan qua data nu nog los, maar ze willen zeker kijken of ze die kunnen aansluiten voor een betere samenwerking tussen de bedrijven.
Een eerste stap zal daarbij het integreren van de data zijn, maar daarna zal het zeker ook leiden tot het verbeteren van bedrijfs- en klantprocessen. Herwers is ervan overtuigd dat dit hun dienstverlening naar klanten verder zal verbeteren. En daar gaat het uiteindelijk om.